Ratgeber · Agentur und IT
Kunde zahlt nicht – vom Mahnschreiben bis zur Klage
Im Agenturprojekt scheitert die Zahlung selten am Verzug, sondern an der Fälligkeit. Bei Werkleistungen wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig, § 641 Abs. 1 BGB — deshalb ist die Abnahmefrist nach § 640 Abs. 2 BGB dein stärkster Hebel. Danach zählen drei Dinge: Mängeleinwände begrenzen, Rechte und Zugänge rechtssicher zurückhalten und das Kostenrisiko der Klage kennen.
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- Bei Werkleistungen wird die Vergütung erst mit der Abnahme fällig, § 641 Abs. 1 BGB.
- Bleibt die Abnahme aus, hilft die Abnahmefrist nach § 640 Abs. 2 BGB mit fiktiver Abnahme.
- Wegen eines Mangels darf der Kunde nach § 641 Abs. 3 BGB nur das Doppelte der Beseitigungskosten zurückbehalten.
- Nutzungsrechte lassen sich nach § 158 Abs. 1 BGB unter die Bedingung vollständiger Zahlung stellen.
- Abschläge kannst du auch ohne Vereinbarung verlangen, § 632a Abs. 1 BGB — in Höhe des Werts der erbrachten Leistung.
Wann die Vergütung im Agentur- und IT-Projekt fällig wird
Vor Mahnung und Klage steht eine Vorfrage: Ist die Forderung überhaupt fällig. Bei Agenturleistungen hängt das am Vertragstyp — und der wird in Angeboten selten sauber getrennt.
| Leistung | Vertragstyp | Wann das Geld fällig ist |
|---|---|---|
| Website, Logo, Individualsoftware | Werkvertrag, § 631 BGB | Mit der Abnahme, § 641 Abs. 1 BGB. Ohne Abnahme keine Fälligkeit, ohne Fälligkeit kein Verzug. |
| Laufende Betreuung, Redaktion, Retainer | Dienstvertrag, § 611 BGB | Nach Leistung der Dienste, bei Zeitabschnitten nach deren Ablauf, § 614 BGB. Ein Erfolg ist nicht geschuldet. |
| Software zur Nutzung auf Zeit | Mietvertrag, § 535 BGB | Nach der Abrede, im Zweifel am Ende des Zeitabschnitts, § 579 BGB. |
Der Unterschied ist bares Geld. Beim Dienstvertrag schuldest du Tätigkeit, beim Werkvertrag einen Erfolg — und musst ihn beweisen. Wer im Retainer von „fertiger Kampagne“ spricht, verschiebt das Projekt unbemerkt ins Werkvertragsrecht und wartet dann auf eine Abnahme, die niemand erklärt.
Auch ohne Preisabrede bist du nicht schutzlos: Nach § 632 Abs. 1 BGB gilt eine Vergütung als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung nur gegen Entgelt zu erwarten war; die Höhe folgt nach § 632 Abs. 2 BGB der üblichen Vergütung. Ein Kostenanschlag ist nach § 632 Abs. 3 BGB im Zweifel nicht zu vergüten — Pitch-Konzepte bleiben ohne ausdrückliche Abrede unbezahlt.
Abnahme als Fälligkeitsvoraussetzung im Werkvertrag
Die Abnahme nach § 640 BGB ist der wichtigste Termin im Agenturprojekt und wird fast nie als solcher behandelt. Mit ihr wird die Vergütung fällig, die Verjährung beginnt und die Beweislast für Mängel wechselt auf den Kunden.
Der Besteller muss das vertragsmäßig hergestellte Werk abnehmen. Wegen unwesentlicher Mängel darf er nicht verweigern — ein falscher Zeilenabstand trägt keine Zahlungssperre.
Setzt du nach Fertigstellung eine angemessene Frist und verweigert der Kunde nicht fristgerecht unter Angabe mindestens eines Mangels, gilt das Werk als abgenommen.
Nimmt der Kunde trotz Kenntnis eines Mangels ab, behält er seine Rechte nur, wenn er sich diese bei der Abnahme vorbehält.
Die Fristsetzung nach § 640 Abs. 2 BGB ist der stärkste Hebel für jede Agentur. Sie kostet nichts, braucht keinen Anwalt und beendet die beliebteste Verzögerungstaktik: das Schweigen. Gegenüber Verbrauchern musst du nach § 640 Abs. 2 Satz 2 BGB zusätzlich in Textform auf die Folgen hinweisen.
Daneben steht die konkludente Abnahme. Wer eine Website live schaltet oder eine Software produktiv nutzt und über Wochen keine Mängel rügt, nimmt durch schlüssiges Verhalten ab. Ist eine Abnahme nach der Beschaffenheit des Werks ausgeschlossen, tritt nach § 646 BGB die Vollendung an ihre Stelle.
„Wir schalten schon mal live, der Rest kommt später.“ Damit ist die Abnahme faktisch erklärt, das Projekt aber nie förmlich beendet. Besser ist eine schriftliche Fertigstellungsmitteilung mit Abnahmefrist.
Wenn der Kunde Mängel behauptet, um nicht zu zahlen
Die häufigste Reaktion auf eine Schlussrechnung ist nicht der Widerspruch gegen den Betrag, sondern die späte Mängelliste. Maßstab ist § 633 BGB: Ein Sachmangel liegt vor, wenn das Werk nicht die vereinbarte Beschaffenheit hat, hilfsweise wenn es sich nicht für die vorausgesetzte Verwendung eignet.
Entscheidend ist der Beschaffenheitsbegriff: Geschmack ist keine Beschaffenheit. Solange das Briefing erfüllt ist, begründet ein geändertes Gefallen keinen Mangel — eine nicht umgesetzte Vorgabe aus dem Pflichtenheft dagegen schon. Deshalb entscheidet die Leistungsbeschreibung über den Ausgang.
Mangel prüfen, nicht abwehren
Nach § 635 Abs. 1 BGB wählst du, ob du nachbesserst oder neu herstellst. Dieses Recht zur zweiten Andienung ist ein Vorteil — wer den Kunden selbst beauftragen lässt, verliert es.
Zurückbehaltung des Kunden begrenzen
Bei einem Mangel darf der Besteller nach § 641 Abs. 3 BGB in der Regel das Doppelte der Beseitigungskosten zurückbehalten — nicht die ganze Rechnung. Bezifferst du diese Kosten, schrumpft die Sperre.
Unwesentliches aussortieren
Unwesentliche Mängel berechtigen nach § 640 Abs. 1 Satz 2 BGB nicht zur Verweigerung der Abnahme. Sie kommen auf eine Restpunkteliste.
Beweislage sichern
Vor der Abnahme trägst du die Beweislast für die Mangelfreiheit, danach der Kunde. Testprotokolle und Freigabemails sind später der ganze Prozessstoff.
Streitet ihr über einen technischen Fehler, ist das selbstständige Beweisverfahren nach § 485 ZPO oft schneller als die Klage: Ein gerichtlich bestellter Sachverständiger klärt den Zustand, bevor jemand die Website umbaut.
Das schärfste und heikelste Druckmittel
Zurückbehaltung von Nutzungsrechten und Zugängen – was zulässig ist
Agenturen haben einen Hebel, den ein Handwerksbetrieb nicht hat: Sie sitzen auf den Rechten und den Zugangsdaten. Beides lässt sich einsetzen — aber nur mit vertraglicher Grundlage.
Einräumung unter Zahlungsvorbehalt
Nach § 31 UrhG räumst du Nutzungsrechte durch Vertrag ein. Diese Einräumung lässt sich nach § 158 Abs. 1 BGB unter die aufschiebende Bedingung vollständiger Zahlung stellen. Steht die Klausel im Angebot, nutzt der Kunde die Entwürfe vorher ohne Recht.
Zweckübertragungsgrundsatz
Fehlt eine Regelung, bestimmt § 31 Abs. 5 UrhG den Umfang nach dem Vertragszweck. Das schützt bei Zweitverwertungen, ersetzt aber keine Zahlungsklausel — für die vereinbarte Nutzung gelten die Rechte im Zweifel als eingeräumt.
Zurückbehaltung von Daten und Zugängen
Die Herausgabe von Quelldateien, Passwörtern oder Zugängen darfst du bei fälliger Gegenforderung aus demselben Verhältnis verweigern. Der Kunde kann die Einrede nach § 273 Abs. 3 BGB durch Sicherheitsleistung abwenden.
Abschalten ist etwas anderes
Eine laufende Website vom Netz zu nehmen, ist keine Zurückbehaltung, sondern ein Eingriff. Steht dem Kunden die Leistung zu, ist das eine Pflichtverletzung nach § 280 Abs. 1 BGB mit Schadensersatz in Höhe des Umsatzausfalls.
Die Ausübung muss verhältnismäßig bleiben, § 242 BGB. Wegen einer Restrate den ganzen Geschäftsbetrieb lahmzulegen, kippt vor Gericht regelmäßig. Wie du Rechteumfang und Bearbeitung von vornherein sauber formulierst, steht unter Nutzungsrechte an Design und Fotos.
Aus einer Restrate wird schnell ein Prozess über Nutzungsrechte
Sobald zwei Rechtsgebiete zusammenkommen, wird es teuer, bevor irgendjemand recht bekommt. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot für deinen Betrieb.
Mahnung, Verzug und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB
Erst wenn Fälligkeit und Abnahme geklärt sind, greift das Verzugsrecht. Der Kunde kommt nach § 286 Abs. 1 BGB durch Mahnung in Verzug, spätestens nach § 286 Abs. 3 BGB 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Dann laufen im Geschäftsverkehr neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, § 288 Abs. 2 BGB, dazu 40 Euro Pauschale je Entgeltforderung, § 288 Abs. 5 BGB.
Zwei Besonderheiten treffen Agenturen härter. Erstens verschiebt eine nicht prüffähige Rechnung die Fälligkeit: Wer „Konzeption und Umsetzung“ pauschal abrechnet, obwohl Abrechnung nach Aufwand vereinbart war, liefert ein Argument. Zweitens gerät der gesamte Verzugsbeginn ins Wanken, wenn die Abnahme nur behauptet und nie dokumentiert wurde.
- Fertigstellung getrennt melden. Die Abnahmefrist nach § 640 Abs. 2 BGB läuft ab der Mitteilung, nicht ab dem Rechnungsdatum.
- Zugang der Mahnung beweisbar machen. Die Beweislast für den Zugang einer Erklärung nach § 130 Abs. 1 BGB liegt beim Absender.
- Anwalt erst nach Verzugseintritt beauftragen. Nur dann ist die Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG Verzugsschaden nach §§ 280, 286 BGB.
Die allgemeinen Regeln zu Verzug, Zinsen, Vollstreckung und Verjährung stehen unter Kunde zahlt die Rechnung nicht.
Mahnbescheid, Klage und das Kostenrisiko nach Streitwert
Das gerichtliche Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist billig und braucht keinen Anwalt. Für Agenturstreitigkeiten passt es seltener, als es aussieht: Sobald der Kunde Mängel oder einen anderen Leistungsumfang behauptet, kommt der Widerspruch nach § 694 ZPO sicher.
Rechne von Anfang an mit dem Kostenrisiko der Klage. Es folgt dem Streitwert und den Tabellen von RVG und GKG. Die unterlegene Partei trägt nach § 91 ZPO die Kosten; bei teilweisem Obsiegen wird nach § 92 ZPO quotiert — bei Werklohnklagen mit Mängeleinwand der Regelfall.
Der Sachverständige
Ob eine Software mangelhaft ist, entscheidet kaum ein Gericht ohne Gutachten. Den Vorschuss trägt nach § 17 GKG zunächst der Beweisführer; bei IT-Themen übersteigen diese Kosten oft die Anwaltsgebühren.
Sofortiges Anerkenntnis
Hat der Kunde keinen Anlass zur Klage gegeben, weil du nie gemahnt hast, trägt nach § 93 ZPO trotz Anerkenntnis der Kläger die Kosten. Die Mahnung vor der Klage ist keine Höflichkeit.
Drei Jahre ab Jahresende
Der Vergütungsanspruch verjährt nach § 195 BGB in drei Jahren, gerechnet nach § 199 Abs. 1 BGB ab dem Schluss des Jahres, in dem er entstanden ist.
Kündigt der Kunde mitten im Projekt, verlierst du die Vergütung nicht. Nach § 648 BGB kann der Besteller jederzeit kündigen, schuldet aber die vereinbarte Vergütung abzüglich ersparter Aufwendungen; § 648 Satz 3 BGB vermutet fünf Prozent der auf den nicht erbrachten Teil entfallenden Vergütung. Mehr dazu unter Werkvertrag kündigen.
Vorbeugen mit Abschlagszahlungen, Meilensteinen und Change Requests
Der beste Zahlungsstreit ist der, der nie entsteht. Drei Stellschrauben wirken am stärksten.
Die erste sind Abschlagszahlungen. § 632a Abs. 1 BGB gibt dir auch ohne besondere Vereinbarung einen Anspruch auf Abschläge in Höhe des Werts der erbrachten und vertragsgemäßen Leistungen. Der Wert ist nachzuweisen — deshalb gehören Meilensteine mit definierten Ergebnissen in jedes Angebot.
Die zweite sind Änderungswünsche. Anders als im Bauvertrag gibt es im allgemeinen Werkvertragsrecht kein gesetzliches Anordnungsrecht des Kunden; die §§ 650b und 650c BGB gelten nur für Bauverträge nach § 650a BGB. Jede Änderung ist also eine Vertragsänderung — das schützt dich vor unbezahlter Mehrarbeit, aber nur, wenn du sie nicht stillschweigend umsetzt.
Der Fehler, der Agenturen am meisten Geld kostet
Change Requests werden im Chat besprochen und sofort gebaut. Später bestreitet der Kunde die Beauftragung, und du stehst mit § 632 Abs. 1 BGB da: Eine Vergütung gilt nur als stillschweigend vereinbart, wenn die Leistung nur gegen Entgelt zu erwarten war. Bei einer kleinen Anpassung im laufenden Projekt ist das schwer zu belegen. Ein Änderungsauftrag mit Aufwand und Preis in Textform löst das in zwei Minuten.
Die dritte Stellschraube ist die Rechteklausel: Nutzungsrechte gehen erst mit vollständiger Zahlung über. Diese Zeile verändert die Verhandlungsposition bei jeder Schlussrechnung. Welche Klauseln in Verträgen mit freien Kreativen dazugehören, zeigt der Freelancer-Vertrag.
Was das für den Rechtsschutz deines Betriebs bedeutet
Der Streit um eine Agenturrechnung ist ein zivilrechtlicher Konflikt aus Werk- oder Dienstvertrag und gehört zum Vertragsrechtsschutz. Die Betriebshaftpflicht greift nicht — sie zahlt für Schäden bei Dritten, nicht für die Durchsetzung eigener Ansprüche.
Besonderheit im Agenturgeschäft: Du bist meist Kläger. Diese aktive Forderungsdurchsetzung ist nicht in jedem Bedingungswerk gleich weit erfasst. Drei Punkte lohnen den Blick:
- Aktivprozesse eingeschlossen. Manche Tarife decken den Vertragsrechtsschutz überwiegend in der Abwehr. Was in deinem Fall gilt, klärt der Experte in deinem Angebot.
- Mindeststreitwert prüfen. Liegt er über typischen Projektrechnungen, bleibt der Alltagsstreit ohne Deckung.
- Urheberrecht mitdenken. Sobald Nutzungsrechte im Streit stehen, berührt der Fall gewerblichen Rechtsschutz — dort sind viele Bedingungen eng.
Die Wartezeit liegt je nach Anbieter bei drei bis sechs Monaten; eine offene Rechnung von heute lässt sich nicht nachträglich absichern, siehe Wartezeit im Firmenrechtsschutz. Was ein Verfahren kostet, steht unter Firmenrechtsschutz Kosten.
Zum Schluss ein Punkt, der oft falsch verstanden wird: Der Rechtsschutz trägt die Kosten der Rechtsverfolgung, nicht den Ausfall selbst. Ist der Kunde insolvent, hast du einen Titel und kein Geld — siehe Forderungsausfall und Rechtsschutz. Welche Bausteine für Agenturen und IT-Betriebe zusammenpassen, steht unter Rechtsschutz für Agentur und IT.
Häufige Fragen zur unbezahlten Agenturrechnung
Wann ist meine Agenturrechnung eigentlich fällig?
Was tue ich, wenn der Kunde die Abnahme einfach nicht erklärt?
Darf der Kunde wegen kleiner Mängel die ganze Rechnung einbehalten?
Kann ich Nutzungsrechte bis zur vollständigen Zahlung zurückhalten?
Darf ich die Website des Kunden abschalten, wenn er nicht zahlt?
Muss der Kunde Änderungswünsche extra bezahlen?
Habe ich Anspruch auf Abschlagszahlungen ohne besondere Vereinbarung?
Zahlt eine Rechtsschutzversicherung, wenn ich mein Honorar einklage?
In Agenturprojekten entscheidet nicht die Mahnung über das Geld, sondern das Protokoll: Fertigstellungsmitteilung, Abnahmefrist, Änderungsauftrag. Wer diese drei Dokumente führt, gewinnt Streitigkeiten, die andere aussitzen müssen.
Honorarstreit kostet, bevor der erste Euro fließt
Ob dein Betrieb beim Einklagen eigener Rechnungen und beim Streit über Nutzungsrechte abgesichert ist, hängt an den Bausteinen dahinter. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot.