Ratgeber · Vertragsrecht
Kunde zahlt die Rechnung nicht – was jetzt rechtlich gilt
Zahlt dein Kunde nicht, kommt er nach § 286 BGB in Verzug – durch Mahnung, durch ein vereinbartes Datum oder spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung. Ab diesem Tag laufen Verzugszinsen und die Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Danach führen zwei Wege zum Titel: Das Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO oder direkt die Klage.
Inhalt dieser Seite
- Verzug tritt spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung ein, § 286 Abs. 3 BGB.
- Im Geschäftsverkehr laufen neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz als Verzugszins, § 288 Abs. 2 BGB.
- Dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro je Entgeltforderung, § 288 Abs. 5 BGB.
- Gegen den Mahnbescheid hat der Kunde zwei Wochen Zeit für den Widerspruch, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO.
- Aus einem Titel kannst du 30 Jahre lang vollstrecken, § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB – die Rechnung allein verjährt in drei.
Wann Verzug eintritt – mit und ohne Mahnung
Verzug ist kein Gefühl, sondern ein Rechtszustand mit festen Voraussetzungen. Die Forderung muss fällig und durchsetzbar sein, der Kunde muss trotzdem nicht zahlen, und er muss das zu vertreten haben, § 286 Abs. 4 BGB. Fehlt eine davon, gibt es weder Verzugszinsen noch erstattungsfähige Anwaltskosten.
Fällig ist eine Forderung nach § 271 Abs. 1 BGB im Zweifel sofort; ein vereinbartes Zahlungsziel geht vor. Im Geschäftsverkehr zieht § 271a BGB eine Grenze: Eine Zahlungsfrist von mehr als 60 Tagen ab Empfang der Gegenleistung ist nur wirksam, wenn sie ausdrücklich getroffen wurde und nicht grob unbillig ist. Bei öffentlichen Auftraggebern sinkt diese Grenze nach § 271a Abs. 2 BGB grundsätzlich auf 30 Tage.
Der Regelfall steht in § 286 Abs. 1 BGB: Der Schuldner kommt durch eine Mahnung nach Eintritt der Fälligkeit in Verzug. Entbehrlich ist die Mahnung in den vier Fällen des § 286 Abs. 2 BGB – bei kalendermäßig bestimmter Leistungszeit, bei einer von einem Ereignis aus berechenbaren Frist, bei ernsthafter und endgültiger Erfüllungsverweigerung sowie aus besonderen Gründen nach Abwägung der Interessen.
Passt keiner dieser Fälle, greift die 30-Tage-Regel des § 286 Abs. 3 BGB als Auffangtatbestand. Gegenüber einem Verbraucher wirkt sie nur, wenn du in der Rechnung ausdrücklich auf diese Folge hingewiesen hast.
Der Schuldner einer Entgeltforderung kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung leistet. Entscheidend ist der Zugang, nicht das Datum auf der Rechnung. Wer den Zugang nicht nachweisen kann, verliert den frühen Verzugsbeginn.
Verzugszinsen, Mahnkosten und die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB
Mit dem Verzug entsteht ein eigener Anspruch neben der Hauptforderung. Wer ihn konsequent beziffert, wird früher bezahlt.
| Posten | Rechtsgrundlage | Was du ansetzen kannst |
|---|---|---|
| Verzugszinsen im Geschäftsverkehr | § 288 Abs. 2 BGB | Neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, nur bei Entgeltforderungen ohne Beteiligung eines Verbrauchers. |
| Verzugszinsen gegenüber Verbrauchern | § 288 Abs. 1 BGB | Fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, der nach § 247 BGB zum 1. Januar und 1. Juli angepasst wird. |
| Fälligkeitszinsen unter Kaufleuten | §§ 352, 353 HGB | Fünf Prozent ab dem Tag der Fälligkeit, auch ohne Verzug. Der höhere Verzugszins geht vor. |
| Pauschale für Beitreibungskosten | § 288 Abs. 5 BGB | 40 Euro je Entgeltforderung, wenn der Schuldner kein Verbraucher ist. Ein Ausschluss in AGB ist nach Abs. 6 unwirksam. |
| Anwaltskosten der Mahnung | §§ 280 Abs. 1, 2, 286 BGB | Geschäftsgebühr nach Nr. 2300 VV RVG als Verzugsschaden, aber nur bei Beauftragung nach Verzugseintritt. |
| Eigene Mahnkosten | § 249 Abs. 1 BGB | Nur tatsächlicher Aufwand wie Porto. Eigene Arbeitszeit und Mahnpauschalen in AGB sind regelmäßig nicht durchsetzbar. |
Zwei Details werden ständig übersehen. Die Pauschale ist nach § 288 Abs. 5 Satz 3 BGB auf einen Schadensersatz anzurechnen, der in Rechtsverfolgungskosten begründet ist – sie kommt nicht zusätzlich zur vollen Anwaltsgebühr obendrauf. Und § 288 Abs. 4 BGB lässt weitergehenden Schaden zu, etwa Zinsen für einen Kontokorrentkredit, wenn du sie belegen kannst.
Die erste Mahnung ist nie erstattungsfähig – sie begründet den Verzug erst. Einen Anwalt schaltest du deshalb sinnvoll erst danach ein.
Die Mahnung – Aufbau, Fristsetzung und Beweisbarkeit
Eine Mahnung braucht keine Form. Sie muss aber ankommen, und du musst das beweisen können: Die Beweislast für den Zugang einer empfangsbedürftigen Erklärung nach § 130 Abs. 1 BGB trägt der Absender. An diesem Punkt geraten im Prozess die meisten Forderungen ins Rutschen.
Rechnung auf Prüffähigkeit kontrollieren
Fehlt eine Pflichtangabe nach § 14 Abs. 4 UStG oder ist die Leistung nicht nachvollziehbar beschrieben, hat der Kunde ein Argument gegen die Fälligkeit.
Erste Mahnung mit konkretem Datum
Eine eindeutige Zahlungsaufforderung mit Kalenderdatum statt „umgehend“. Sie löst den Verzug nach § 286 Abs. 1 BGB aus, falls er nicht ohnehin eingetreten ist.
Zweite Mahnung mit Ankündigung
Jetzt kommen Verzugszinsen nach § 288 BGB und die Pauschale dazu, beziffert und nachvollziehbar. Kündige den nächsten Schritt an. Eine dritte und vierte Mahnung schwächt nur deine Position.
Zugang sichern
Einwurf-Einschreiben, Bote mit Zeugenfunktion oder Übergabe gegen Empfangsbestätigung. Ein Sendebericht oder eine unbeantwortete E-Mail belegen den Zugang für sich genommen nicht.
Prüfe zusätzlich, ob ein schriftliches Anerkenntnis erreichbar ist. Es lässt die Verjährung nach § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB neu beginnen.
Der Weg zum Titel
Gerichtliches Mahnverfahren oder gleich Klage
Das Mahnverfahren nach §§ 688 ff. ZPO ist schnell, günstig und ohne Anwaltszwang. Es lohnt sich, wenn der Kunde nicht zahlt, die Forderung aber sachlich nicht bestreitet. Wehrt er sich mit Argumenten, verlierst du damit nur Zeit.
Mahnbescheid beantragen
Der Antrag geht nach § 689 ZPO an das zentrale Mahngericht deines Bundeslandes. Der Anspruch muss nach § 690 Abs. 1 Nr. 3 ZPO unterscheidbar bezeichnet werden, inhaltlich geprüft wird er nicht.
Widerspruch oder Schweigen
Nach Zustellung hat der Kunde zwei Wochen Zeit für den Widerspruch, § 692 Abs. 1 Nr. 3 ZPO, und muss ihn nicht begründen. Kommt er, geht die Sache nach § 696 ZPO an das Streitgericht ab und du begründest den Anspruch nach § 697 ZPO.
Vollstreckungsbescheid
Bleibt der Widerspruch aus, beantragst du den Vollstreckungsbescheid nach § 699 ZPO – frühestens zwei Wochen nach Zustellung des Mahnbescheids und spätestens sechs Monate danach, sonst wird dieser nach § 701 ZPO wirkungslos.
Die Kosten bleiben überschaubar. Das Gericht erhebt eine 0,5-Gebühr nach Nr. 1100 KV GKG mit einem gesetzlichen Mindestbetrag von 36 Euro; ein Anwalt rechnet eine 1,0-Verfahrensgebühr nach Nr. 3305 VV RVG ab, die beim Übergang ins streitige Verfahren angerechnet wird. Welches Gericht bei einer Klage zuständig ist und ab wann Anwaltszwang nach § 78 ZPO besteht, richtet sich nach dem Streitwert und den §§ 23, 71 GVG.
Aus einer offenen Rechnung wird schnell ein Prozess
Die Kosten für Anwalt und Gericht entstehen, bevor du einen Euro deiner Forderung gesehen hast. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot für deinen Betrieb.
Titel, Vollstreckung und warum ein Titel dreißig Jahre wirkt
Der Vollstreckungsbescheid steht nach § 700 Abs. 1 ZPO einem für vorläufig vollstreckbar erklärten Versäumnisurteil gleich und ist ein Titel im Sinne des § 794 Abs. 1 Nr. 4 ZPO. Dem Kunden bleibt der Einspruch, dessen Frist zwei Wochen ab Zustellung beträgt.
Vollstreckbare Ausfertigung und Zustellung
Vollstreckt wird nur aus einem zugestellten Titel mit Vollstreckungsklausel, §§ 724, 750 ZPO.
Gerichtsvollzieher beauftragen
Er pfändet bewegliche Sachen nach §§ 803 ff. ZPO und nimmt die Vermögensauskunft nach § 802c ZPO ab. Wer sie verweigert, landet nach § 882c ZPO im Schuldnerverzeichnis.
Forderungen pfänden
Der Pfändungs- und Überweisungsbeschluss nach §§ 829, 835 ZPO greift auf Konto oder Drittschuldner zu und wirkt meist schneller als die Sachpfändung.
Kosten festsetzen lassen
Nach § 91 ZPO trägt die unterlegene Partei die Kosten. Beziffert werden sie nach § 104 ZPO; der Beschluss ist selbst ein Titel.
Rechtskräftig festgestellte Ansprüche verjähren nach § 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB erst in 30 Jahren. Ein Kunde, der heute nichts hat, kann in acht Jahren wieder solvent sein. Ohne Titel ist dieselbe Forderung nach drei Jahren wertlos.
Verjährung – die Drei-Jahres-Frist und der Jahresschluss
Die Regelverjährung ist die stillste Art, Geld zu verlieren – sie läuft ohne Warnung ab.
§ 195 BGB, für nahezu alle Zahlungsansprüche aus Kauf-, Werk- und Dienstverträgen.
Nach § 199 Abs. 1 BGB beginnt die Frist erst mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von Anspruch und Schuldner Kenntnis hattest.
§ 197 Abs. 1 Nr. 3 BGB. Ab Rechtskraft läuft die lange Frist, deren Beginn sich nach § 201 BGB richtet.
Eine Rechnung aus dem März 2026 verjährt also mit Ablauf des 31. Dezember 2029. Der Jahreswechsel ist damit der wichtigste Termin im Forderungsmanagement.
- Mahnbescheid zustellen lassen. Die Zustellung hemmt die Verjährung nach § 204 Abs. 1 Nr. 3 BGB; eine Zustellung „demnächst“ wirkt nach § 167 ZPO auf den Eingang bei Gericht zurück.
- Klage erheben. Sie hemmt nach § 204 Abs. 1 Nr. 1 BGB. Die Hemmung endet nach § 204 Abs. 2 BGB sechs Monate nach Abschluss des Verfahrens.
- Anerkenntnis einholen. Abschlagszahlung, Ratenbitte oder Sicherheitsleistung lassen die Verjährung nach § 212 Abs. 1 Nr. 1 BGB neu beginnen.
Eine einfache Mahnung hemmt die Verjährung dagegen nicht. Das ist einer der teuersten Irrtümer im Forderungsmanagement – zehn Mahnungen ändern am 31. Dezember nichts.
Zurückbehaltungsrecht und Leistungsverweigerung als Druckmittel
Wer noch etwas in der Hand hat, verhandelt besser. Das Gesetz kennt dafür mehrere Einreden.
Einrede des nicht erfüllten Vertrags
Solange dein Kunde nicht zahlt, musst du deine offene Leistung aus demselben Vertrag nicht erbringen. Die Einrede endet, sobald du vorleistungspflichtig bist.
Allgemeines Zurückbehaltungsrecht
Es greift bei einem fälligen Gegenanspruch aus demselben rechtlichen Verhältnis. Der Kunde kann es nach § 273 Abs. 3 BGB durch Sicherheitsleistung abwenden.
Kaufmännisches Zurückbehaltungsrecht
Unter Kaufleuten genügt ein fälliger Anspruch aus beiderseitigen Handelsgeschäften. Ein Zusammenhang mit dem konkreten Gegenstand ist nicht nötig.
Eigentumsvorbehalt
Vereinbart im Vertrag oder in den AGB, bleibt die Ware bis zur vollständigen Zahlung dein Eigentum. Zur Herausgabe berechtigt erst der Rücktritt, § 449 Abs. 2 BGB.
Der Fehler, der Betriebe teuer zu stehen kommt
Die Arbeit einzustellen, ohne dass eine dieser Einreden greift, ist selbst eine Pflichtverletzung. Aus dem säumigen Kunden wird dann ein Kunde mit Schadensersatzanspruch. Am Bau führt der saubere Weg über die Bauhandwerkersicherung nach § 650f BGB; im Werkvertragsrecht kommt zusätzlich die Kündigung aus wichtigem Grund nach § 648a BGB in Betracht.
Was das für den Rechtsschutz deines Betriebs bedeutet
Eine unbezahlte Rechnung ist ein zivilrechtlicher Streit aus einem Vertrag. Versicherbar ist er über den Vertragsrechtsschutz. Die Betriebshaftpflicht hilft hier nicht – sie zahlt, wenn du bei einem Dritten einen Schaden anrichtest, nicht wenn du dein eigenes Geld einklagst. Die Abgrenzung steht unter Firmenrechtsschutz und Betriebshaftpflicht.
Wichtig ist der Unterschied zwischen Aktiv- und Passivprozess. Du gehst hier in die Offensive und machst einen eigenen Anspruch geltend – genau das ist in manchen Tarifen eingeschränkt. Drei Punkte entscheiden:
- Aktive Forderungsdurchsetzung eingeschlossen. Einige Bedingungswerke decken den Vertragsrechtsschutz nur in der Abwehr. Was für dich gilt, klärt der Experte in deinem Angebot.
- Mindeststreitwert prüfen. Liegt er über der Höhe deiner typischen Rechnungen, bleibt genau der Alltagsstreit unversichert.
- Wartezeit beachten. Sie beträgt je nach Anbieter drei bis sechs Monate; eine heute schon offene Rechnung lässt sich nicht nachträglich versichern – siehe Wartezeit im Firmenrechtsschutz.
Was ein Verfahren kostet, folgt dem Streitwert und den Tabellen von RVG und GKG; die Rechnung dazu steht unter Firmenrechtsschutz Kosten. Wie sich eine Eigenbeteiligung bei kleinen Forderungen auswirkt, erklärt Selbstbeteiligung im Firmenrechtsschutz.
Ein Punkt zum Schluss, der oft falsch verstanden wird: Der Rechtsschutz trägt die Kosten der Rechtsverfolgung, nicht den Ausfall selbst. Gewinnst du den Prozess und ist dein Kunde insolvent, hast du einen Titel und trotzdem kein Geld. Diese Grenze beschreibt Forderungsausfall und Rechtsschutz.
Häufige Fragen zur unbezahlten Rechnung
Ab wann ist mein Kunde in Zahlungsverzug?
Wie hoch sind die Verzugszinsen im B2B-Geschäft?
Was ist die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB?
Mahnbescheid oder Klage – was ist sinnvoller?
Wie lange hat mein Kunde Zeit, dem Mahnbescheid zu widersprechen?
Wann verjährt eine offene Rechnung?
Wie lange kann ich aus einem Vollstreckungsbescheid vollstrecken?
Zahlt eine Rechtsschutzversicherung, wenn ich meine Rechnung einklage?
Die meisten Zahlungsausfälle entstehen nicht vor Gericht, sondern im Vorfeld – unklare Zahlungsziele, späte Mahnungen, kein Nachweis über den Zugang. Wer diese drei Punkte im Griff hat, braucht das Mahnverfahren deutlich seltener.
Offene Forderungen kosten Geld, bevor sie eingehen
Ob dein Betrieb beim Einklagen eigener Rechnungen abgesichert ist, hängt am Baustein Vertragsrechtsschutz und an den Bedingungen dahinter. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot.