Ratgeber · Steuerrecht
Betriebsprüfung im Betrieb – Ablauf und die Punkte, an denen es teuer wird
Die steuerliche Außenprüfung nach §§ 193 ff. AO braucht keinen Verdacht: Bei Gewerbebetrieben und Freiberuflern ist sie jederzeit zulässig. Sie beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO, die zugleich die Selbstanzeige sperrt, und endet mit geänderten Bescheiden. Teuer wird sie dort, wo formelle Mängel die Schätzung nach § 162 AO auslösen.
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- Nach § 193 Abs. 1 AO ist die Außenprüfung bei Betrieben und Freiberuflern ohne besonderen Anlass zulässig.
- Die Prüfungsanordnung nach § 196 AO ist ein Verwaltungsakt — Einspruch binnen eines Monats nach § 355 AO.
- Mit ihrer Bekanntgabe ist die Selbstanzeige gesperrt (§ 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a AO).
- Der Datenzugriff nach § 147 Abs. 6 AO läuft als Z1, Z2 oder Z3 — die Form wählt der Prüfer.
- Formelle Kassenmängel führen über § 158 AO zur Schätzungsbefugnis nach § 162 AO, verzinst nach § 233a AO.
Wen das Finanzamt prüft und nach welchen Kriterien ausgewählt wird
Die steuerliche Außenprüfung steht in §§ 193 bis 203 AO. Nach § 193 Abs. 1 AO ist sie bei jedem zulässig, der einen gewerblichen oder land- und forstwirtschaftlichen Betrieb unterhält oder freiberuflich tätig ist. Ein Verdacht ist keine Voraussetzung. Bei allen anderen braucht es die Gründe des § 193 Abs. 2 AO.
Wie oft geprüft wird, hängt an der Größenklasse. Die Betriebsprüfungsordnung teilt Betriebe nach Umsatz und Gewinn in Groß-, Mittel-, Klein- und Kleinstbetriebe ein (§ 3 BpO). Großbetriebe werden nach § 4 Abs. 2 BpO lückenlos geprüft. Bei allen übrigen umfasst der Prüfungszeitraum nach § 4 Abs. 3 BpO in der Regel höchstens drei zusammenhängende Besteuerungszeiträume.
Daneben gibt es Auslöser, die eine Prüfung wahrscheinlicher machen — dauerhafte Verluste bei gutem Lebensstandard, schwankende Rohgewinnaufschlagsätze, Auffälligkeiten aus einer Umsatzsteuer-Sonderprüfung, Kontrollmitteilungen aus der Prüfung eines Geschäftspartners oder eine vorangegangene Kassennachschau nach § 146b AO.
Hier geht es ausschließlich um die steuerliche Außenprüfung durch das Finanzamt. Die Prüfung der Sozialversicherungsbeiträge durch die Deutsche Rentenversicherung folgt § 28p SGB IV und hat eigene Regeln.
Beide Verfahren laufen getrennt und enden mit anderen Bescheiden. Die Unterschiede stehen unter Betriebsprüfung der Rentenversicherung.
Die Prüfungsanordnung: Inhalt, Frist und Rechtsbehelf
Alles beginnt mit der Prüfungsanordnung nach § 196 AO. Sie ist ein Verwaltungsakt, ergeht schriftlich oder elektronisch und trägt eine Rechtsbehelfsbelehrung. Was drinsteht, bestimmt, wie weit der Prüfer gehen darf.
Umfang der Prüfung
Steuerarten und Besteuerungszeiträume müssen genau bezeichnet sein, der sachliche Umfang folgt § 194 AO. Was nicht in der Anordnung steht, ist nicht Gegenstand der Prüfung.
Prüfer, Ort und Beginn
Name des Prüfers, voraussichtlicher Beginn und Prüfungsort gehören dazu. Die Anordnung ist nach § 197 Abs. 1 AO angemessene Zeit vorher bekanntzugeben — vier Wochen bei Großbetrieben, sonst zwei (§ 5 Abs. 4 BpO).
Verschiebung beantragen
Auf Antrag soll der Beginn hinausgeschoben werden, wenn wichtige Gründe vorliegen (§ 197 Abs. 2 AO) — Krankheit, Abwesenheit des Steuerberaters, Umzug der Buchhaltung. Der Antrag ist formlos, aber zu begründen.
Einspruch einlegen
Gegen die Anordnung ist der Einspruch nach § 347 AO statthaft, Frist ein Monat nach § 355 AO. Sinnvoll ist er, wenn der Prüfungszeitraum zu weit reicht. Aufschiebende Wirkung hat er nicht — dafür braucht es § 361 AO.
Der Fehler an dieser Stelle ist das Abwarten. Ein Verwertungsverbot entsteht nur, wenn die Anordnung angefochten und aufgehoben wurde. Wer die Monatsfrist verstreichen lässt, verliert den Angriffspunkt, auch wenn die Anordnung fehlerhaft war. Wie ein Einspruch aufgebaut wird, steht unter Einspruch gegen den Steuerbescheid.
Die Anordnung sperrt die Selbstanzeige
Mit der Bekanntgabe tritt der Sperrgrund des § 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchst. a AO ein. Eine strafbefreiende Selbstanzeige ist für die genannten Steuerarten und Zeiträume nicht mehr möglich, außerhalb dieses Umfangs dagegen schon. Die genaue Formulierung der Anordnung entscheidet also, welcher Weg offen bleibt.
Der Ablauf von der Anordnung bis zur Schlussbesprechung
Der Prüfer weist sich nach § 198 AO unaufgefordert aus, der Beginn wird aktenkundig gemacht. Ab diesem Moment ist der Ablauf der Festsetzungsfrist nach § 171 Abs. 4 AO gehemmt — die geprüften Jahre werden nicht mehr allein durch Zeitablauf sicher.
Vorbereitung im Betrieb
Nach § 200 Abs. 2 AO ist dem Prüfer ein geeigneter Arbeitsplatz unentgeltlich zu überlassen. Sinnvoll ist ein Raum ohne Publikumsverkehr und ohne Zugriff auf fremde Unterlagen. Ansprechpartner sollte eine Person sein, nicht das halbe Team.
Prüfungshandlungen und Rückfragen
Der Prüfer verlangt Auskünfte, Unterlagen und Erläuterungen (§ 200 Abs. 1 AO) und hat nach § 199 Abs. 1 AO zugunsten wie zuungunsten zu prüfen. Antworten gehören schriftlich und über eine Stelle — mündliche Zusagen am Gang sind später nicht rekonstruierbar.
Qualifiziertes Mitwirkungsverlangen
Bleibt die Mitwirkung aus, kann das Finanzamt nach § 200a AO ein qualifiziertes Mitwirkungsverlangen erlassen. Wird es nicht erfüllt, fällt ein Mitwirkungsverzögerungsgeld von 75 Euro je vollem Kalendertag an, höchstens 150 Tage lang.
Schlussbesprechung
Nach § 201 Abs. 1 AO ist über das Ergebnis eine Schlussbesprechung abzuhalten, wenn sich Änderungen ergeben. Sie ist der letzte Termin, an dem strittige Punkte verhandelbar sind. Verzichten kann man darauf — sinnvoll ist es selten.
Die Ablaufhemmung des § 171 Abs. 4 AO endet spätestens fünf Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Prüfungsanordnung bekanntgegeben wurde. Eine Prüfung, die jahrelang ruht, verliert damit ihre verjährungsrechtliche Wirkung.
Der Zugriff auf deine Daten
Datenzugriff Z1, Z2 und Z3 und die Anforderungen der GoBD
§ 147 Abs. 6 AO gibt dem Prüfer das Recht, in die mit Datenverarbeitungssystemen erstellten Unterlagen elektronisch Einsicht zu nehmen. Die Finanzverwaltung unterscheidet dabei drei Zugriffsarten — welche gewählt wird, entscheidet der Prüfer.
Unmittelbarer Zugriff
Der Prüfer arbeitet mit Leserechten selbst am System und darf nur auf steuerlich relevante Daten zugreifen. Der Betrieb muss die Rechte technisch so setzen, dass Personalakten oder Korrespondenz außerhalb der Aufzeichnungspflicht nicht offenliegen.
Mittelbarer Zugriff
Der Betrieb wertet nach Vorgaben des Prüfers selbst aus. Verlangt werden dürfen nur Auswertungen, die das vorhandene System hergibt.
Datenträgerüberlassung
Die Daten werden in auswertbarem Format übergeben und mit Prüfsoftware analysiert — der Regelfall. Aufzubewahren sind Bücher und Abschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege acht Jahre, Handels- und Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 147 Abs. 3 AO).
Maßstab für die Form der Aufzeichnungen sind die GoBD. Sie verlangen Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, Unveränderbarkeit und eine Verfahrensdokumentation. Fehlt Letztere, ist das für sich noch kein schwerer Mangel — zusammen mit anderen Lücken wird daraus die Begründung, die Buchführung sei nach § 158 AO nicht zugrunde zu legen.
Eine Außenprüfung ist kein Gespräch, sondern ein Verfahren
Vom Einspruch gegen die Prüfungsanordnung bis zur Klage gegen den Änderungsbescheid entstehen Kosten nach RVG und GKG. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot für deinen Betrieb.
Die Klassiker: Gewinnausschüttung, Bewirtung, Firmenwagen, Kasse
In der Masse der Prüfungen wiederholen sich vier Themen.
| Prüffeld | Worauf der Prüfer schaut | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Verdeckte Gewinnausschüttung | Leistungen der GmbH an Gesellschafter ohne klare, im Voraus getroffene Vereinbarung: Geschäftsführergehalt, Miete, Darlehen, private Nutzung von Betriebsvermögen | § 8 Abs. 3 Satz 2 KStG, beim Gesellschafter § 20 Abs. 1 Nr. 1 Satz 2 EStG |
| Bewirtung und Geschenke | Anlass, Teilnehmer und Höhe auf dem Beleg; Bewirtung nur zu 70 Prozent abziehbar, Geschenke nur bis 50 Euro je Empfänger und Jahr | § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 und Nr. 1 EStG |
| Firmenwagen | Ob ein Fahrtenbuch zeitnah, geschlossen und lückenlos geführt wurde; sonst wird nach der Ein-Prozent-Regelung bewertet, häufig für mehrere Fahrzeuge und mehrere Jahre | § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG, § 8 Abs. 2 EStG |
| Kasse | Einzelaufzeichnung, tägliche Kassensturzfähigkeit, zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung, Verfahrensdokumentation und die Vollständigkeit der Tagesabschlüsse | § 146 Abs. 1 AO, § 146a AO, Bußgeld bis 25.000 Euro nach § 379 Abs. 7 AO |
In bargeldintensiven Branchen ist die Kasse das größte Risiko, weil ein formeller Mangel dort unmittelbar zur Schätzungsbefugnis führt. Zur unangekündigten Prüfung siehe Kassennachschau, zur sauberen Trennung des Trinkgelds Trinkgeld in der Gastronomie.
Schätzung und Hinzuschätzung: Wann sie zulässig ist
§ 162 AO erlaubt die Schätzung, wenn die Besteuerungsgrundlagen nicht ermittelt werden können. Absatz 2 nennt die wichtigen Fälle: Der Betrieb gibt keine ausreichende Auskunft, verweigert die Mitwirkung, legt Bücher nicht vor — oder die Buchführung kann nach § 158 AO nicht zugrunde gelegt werden.
Die Buchführung ist der Besteuerung zugrunde zu legen, solange kein Anlass besteht, ihre sachliche Richtigkeit zu beanstanden. Erst wenn dieser Anlass besteht, entsteht überhaupt eine Schätzungsbefugnis.
Geschätzt wird, was der Wirklichkeit am nächsten kommt. Alle Umstände sind zu berücksichtigen. Eine Schätzung als Strafe für schlechte Mitwirkung ist unzulässig.
Nachzahlungen werden nach Ablauf der Karenzzeit von 15 Monaten verzinst, mit 0,15 Prozent für jeden vollen Monat (§ 238 Abs. 1a AO). Über mehrere Prüfungsjahre summiert sich das erheblich.
Gearbeitet wird mit Richtsatzsammlung, Ausbeutekalkulation, Geldverkehrsrechnung, Zeitreihenvergleich oder einem pauschalen Sicherheitszuschlag. Alle Methoden sind angreifbar, aber nur mit Zahlen. Wer einer Hinzuschätzung nur entgegenhält, sie sei zu hoch, verliert. Wer die Kalkulation nachrechnet und einen Fehler im Warenverbrauch oder im Verderbanteil zeigt, bewegt etwas.
Wird die Hinzuschätzung erheblich, steht der strafrechtliche Vorwurf im Raum — leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO mit einer Geldbuße bis 50.000 Euro oder Steuerhinterziehung nach § 370 AO. Ab diesem Punkt ändert sich die Lage, denn die Mitwirkungspflicht des § 200 AO endet dort, wo die Selbstbelastung beginnt.
Schlussbesprechung, Prüfungsbericht und die geänderten Bescheide
Die Schlussbesprechung nach § 201 AO ist der Wendepunkt. Danach entsteht der Prüfungsbericht, und was darin steht, wandert in die Bescheide.
- Streitpunkte einzeln durchgehen. Über jeden Punkt wird gesondert gesprochen. Nachgeben bei Punkt drei, um bei Punkt sieben zu gewinnen, ist üblich.
- Tatsächliche Verständigung prüfen. Über schwer aufklärbare Sachverhalte, nicht über Rechtsfragen, ist eine bindende Verständigung möglich. Sie beendet den Streit, schneidet aber den Einspruch ab.
- Bericht anfordern. Nach § 202 Abs. 2 AO ist der Bericht auf Antrag vor Auswertung zu übersenden, mit Gelegenheit zur Stellungnahme. Diesen Antrag zu stellen, kostet nichts und verschafft Zeit.
Die geänderten Bescheide ergehen meist nach § 164 Abs. 2 AO, weil die Erstbescheide unter dem Vorbehalt der Nachprüfung standen. Gegen jeden läuft eine eigene Einspruchsfrist von einem Monat nach § 355 AO. Der Einspruch hemmt die Zahlungspflicht nicht — dafür braucht es die Aussetzung der Vollziehung nach § 361 Abs. 2 AO.
Nach einer Außenprüfung sind die Bescheide besonders geschützt: § 173 Abs. 2 AO lässt eine spätere Änderung wegen neuer Tatsachen nur bei Steuerhinterziehung oder leichtfertiger Steuerverkürzung zu. Eine abgeschlossene Prüfung bedeutet für den Betrieb deshalb auch Rechtssicherheit.
Die teuerste Entscheidung fällt selten im Prüfungsbericht, sondern im Umgang mit der ersten Nachfrage. Wer früh und geordnet antwortet, hält das Verfahren klein. Wer Unterlagen scheibchenweise nachreicht, provoziert Zweifel an der Vollständigkeit — und damit den Einstieg in die Schätzung.
Was das für den Rechtsschutz deines Betriebs bedeutet
Eine Außenprüfung ist selbst kein Rechtsstreit. Zum Streitfall wird sie dort, wo ein Verwaltungsakt angegriffen wird — Prüfungsanordnung, Änderungsbescheid, Haftungsbescheid oder Aussetzung der Vollziehung. Dafür ist der Steuerrechtsschutz gedacht.
Drei Punkte entscheiden, ob der Schutz im Ernstfall trägt:
- Außergerichtliches Verfahren eingeschlossen. Viele Bedingungswerke leisten im Steuerrecht erst ab dem Finanzgericht. Entschieden wird die Sache aber im Einspruchsverfahren nach §§ 347 ff. AO.
- Strafrechtsschutz mitgedacht. Kippt die Prüfung in ein Steuerstrafverfahren nach § 370 AO, greift der Steuerrechtsschutz nicht mehr. Dann ist der erweiterte Strafrechtsschutz zuständig, meist mit Rückzahlungspflicht bei Vorsatzverurteilung.
- Wartezeit beachten. Eine bereits bekanntgegebene Prüfungsanordnung ist kein versicherbares Ereignis mehr. Welche Fristen je Baustein gelten, steht unter Wartezeit im Firmenrechtsschutz.
Nie versichert sind die Steuer selbst, die Zinsen nach § 233a AO und die laufende Begleitung durch den Steuerberater. Ersetzt werden Anwalts- und Gerichtskosten des Rechtsbehelfsverfahrens nach RVG und GKG. Beim Finanzgericht folgt der Streitwert der strittigen Steuer — die Rechnung dazu steht unter Firmenrechtsschutz Kosten.
Ob eine solche Absicherung als Betriebsausgabe abziehbar ist, erklärt Rechtsschutzversicherung als Betriebsausgabe.
Häufige Fragen zur Betriebsprüfung des Finanzamts
Wie oft kommt das Finanzamt zur Betriebsprüfung?
Kann ich gegen die Prüfungsanordnung Einspruch einlegen?
Wie viel Zeit habe ich zwischen Anordnung und Prüfungsbeginn?
Was bedeuten Z1, Z2 und Z3 beim Datenzugriff?
Wann darf das Finanzamt hinzuschätzen?
Ist eine Selbstanzeige während der Betriebsprüfung noch möglich?
Muss ich Nachzahlungen aus der Prüfung sofort zahlen?
Zahlt eine Rechtsschutzversicherung bei einer Betriebsprüfung?
Prüfungen entscheiden selten die besseren Argumente, sondern die besseren Unterlagen. Wer Kasse, Fahrtenbuch und Verfahrensdokumentation vor dem ersten Prüfungstag ordnet, nimmt der Schätzung die Grundlage.
Aus der Prüfung wird schnell ein Verfahren
Einspruch, Aussetzung der Vollziehung und Klage sind drei Schritte mit eigenen Kosten. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot.