Ratgeber · Gastronomie
Kassennachschau – was das Finanzamt darf und was nicht
Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO kommt ohne Ankündigung, beschränkt sich auf die Kassenführung und endet ohne Bericht. Der Prüfer darf Geschäftsräume betreten, einen Kassensturz verlangen und auf die Kassendaten zugreifen. Er darf keine Wohnräume durchsuchen und keine anderen Steuerarten prüfen — dafür braucht es den Übergang zur Außenprüfung.
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- Die Kassen-Nachschau nach § 146b AO erfolgt ohne Ankündigung und ohne Prüfungsanordnung.
- Mit dem Erscheinen des Amtsträgers ist die strafbefreiende Selbstanzeige gesperrt (§ 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchst. e AO).
- Jedes elektronische Kassensystem braucht nach § 146a AO eine zertifizierte TSE, dazu Belegausgabe und Meldung an das Finanzamt.
- Vorzulegen sind Verfahrensdokumentation, Z-Bons und der DSFinV-K-Export — sofort, nicht nachgereicht.
- Nach § 146b Abs. 3 AO kann der Prüfer ohne Anordnung zur Außenprüfung übergehen.
Was eine Kassennachschau ist und wie sie sich von der Betriebsprüfung unterscheidet
Die Kassen-Nachschau steht in § 146b AO. Sie ist ein eigenständiges Verfahren zur zeitnahen Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit von Kassenaufzeichnungen — keine Außenprüfung und deshalb ohne Prüfungsanordnung. Ein Amtsträger des Finanzamts erscheint, weist sich aus und prüft, ob die Bareinnahmen vollständig, richtig und zeitgerecht erfasst werden.
Der Unterschied zur Außenprüfung nach § 193 AO ist kein formaler. Er entscheidet darüber, welche Rechte du hast und welche Folgen drohen.
| Punkt | Kassen-Nachschau (§ 146b AO) | Außenprüfung (§ 193 AO) |
|---|---|---|
| Ankündigung | Keine, der Prüfer steht unangemeldet im Betrieb | Prüfungsanordnung nach § 196 AO, in der Regel mit Vorlauf |
| Umfang | Nur Kassenführung und die damit verbundenen Aufzeichnungen | Steuerarten und Zeiträume laut Anordnung |
| Ort | Geschäftsräume und Geschäftsgrundstücke, keine Wohnräume | Betrieb, Steuerberater oder Amtsstelle |
| Abschluss | Kein Bericht, keine Schlussbesprechung | Prüfungsbericht und Schlussbesprechung nach § 201 AO |
| Selbstanzeige | Gesperrt ab Erscheinen des Amtsträgers, § 371 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 Buchst. e AO | Gesperrt ab Bekanntgabe der Prüfungsanordnung |
Die letzte Zeile wird regelmäßig unterschätzt. Mit dem Erscheinen des Prüfers ist der Weg in die strafbefreiende Selbstanzeige für die Kassenführung versperrt. Wer bis dahin gezögert hat, hat die Entscheidung damit verloren.
Ohne Ankündigung: Wann und wo der Prüfer erscheinen darf
§ 146b Abs. 1 AO erlaubt das Betreten von Geschäftsgrundstücken und Geschäftsräumen während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Eine vorherige Ankündigung ist ausdrücklich nicht vorgesehen. Das ist der ganze Sinn der Vorschrift: Geprüft werden soll der Normalbetrieb, nicht ein vorbereiteter Zustand.
Für einen Gastronomiebetrieb heißt das: Der Prüfer kommt mittags oder abends, wenn die Kasse läuft. Auch außerhalb der Öffnungszeiten ist das Betreten zulässig, solange gearbeitet wird — die Vorbereitungszeit am Vormittag gehört dazu.
Beobachtung vor dem Ausweisen
Der Amtsträger darf Kassen und ihre Handhabung in öffentlich zugänglichen Geschäftsräumen beobachten, ohne sich zu erkennen zu geben. Er kann also als Gast am Tisch sitzen und prüfen, ob ein Beleg ausgegeben wird.
Ausweis vor der eigentlichen Prüfung
Sobald er nicht öffentlich zugängliche Räume betreten oder Unterlagen verlangen will, muss er sich nach § 146b Abs. 1 AO ausweisen. Ab diesem Moment beginnt die Nachschau förmlich, und ab diesem Moment ist die Selbstanzeige gesperrt.
Wohnräume bleiben geschützt
Wohnräume dürfen nur zur Abwehr dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Art. 13 GG gilt auch für die Wohnung über dem Lokal und für das häusliche Arbeitszimmer.
Eine Durchsuchung ist die Nachschau nicht. Der Prüfer darf sich zeigen lassen, was er verlangt, aber nicht selbst in Schränken suchen. Wer den Unterschied kennt, bleibt im richtigen Ton: kooperativ bei allem Vorzulegenden, klar bei allem darüber hinaus.
Kassensturz, Datenzugriff und TSE-Prüfung
Drei Dinge geschehen bei fast jeder Nachschau. Sie folgen aufeinander und bauen aufeinander auf.
Kassensturz
Nach § 146b Abs. 1 AO kann der Prüfer verlangen, dass du den Kassenbestand zählst. Verglichen wird das gezählte Bargeld mit dem Soll-Bestand laut Kassensystem. Eine Differenz ist noch kein Beweis, aber sie ist der Einstieg in jede weitere Frage.
Datenzugriff auf das Kassensystem
§ 146b Abs. 2 AO verweist auf § 147 Abs. 6 AO. Der Prüfer kann die Daten unmittelbar am System einsehen, eine Auswertung durch dein Personal verlangen oder die Überlassung auf einem Datenträger fordern — der Export nach der digitalen Schnittstelle DSFinV-K.
Prüfung der technischen Sicherheitseinrichtung
Kontrolliert wird, ob das elektronische Aufzeichnungssystem nach § 146a AO durch eine zertifizierte TSE geschützt ist, ob die Signaturen lückenlos sind und ob Belege den Anforderungen der KassenSichV entsprechen.
Die TSE-Pflicht ist der härteste Punkt. § 146a Abs. 1 AO verlangt, dass jedes eingesetzte elektronische Aufzeichnungssystem durch eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung geschützt wird; die Einzelheiten stehen in der Kassensicherungsverordnung. Jeder Vorgang wird protokolliert, signiert und unveränderbar gespeichert. Fehlt die TSE oder ist sie abgelaufen, ist die Kassenführung formell mangelhaft — ohne dass ein einziger Euro fehlen muss.
Dazu kommt die Belegausgabepflicht nach § 146a Abs. 2 AO: Jedem Kunden ist ein Beleg zur Verfügung zu stellen, ob er ihn mitnimmt oder nicht. Und seit 2025 sind die eingesetzten Aufzeichnungssysteme nach § 146a Abs. 4 AO elektronisch an das Finanzamt zu melden. Beides prüft der Amtsträger in Minuten.
Eine offene Ladenkasse ist weiterhin zulässig. Wer sich für ein elektronisches System entscheidet, unterliegt aber sofort dem vollen Pflichtenprogramm des § 146a AO — die Wahlfreiheit endet mit der Anschaffung.
Was am selben Tag auf dem Tisch liegen muss
Verfahrensdokumentation, Z-Bons und DSFinV-K
Die Nachschau entscheidet sich nicht an der Kasse, sondern am Ordner daneben. Was nicht innerhalb der Nachschau vorgelegt wird, gilt als nicht vorhanden.
Verlangt werden nach § 146b Abs. 2 AO Aufzeichnungen, Bücher und die für die Kassenführung erheblichen Organisationsunterlagen. In der Praxis ist das eine feste Liste: Verfahrensdokumentation zur Kasse, Bedienungs- und Programmieranleitungen, Protokolle über Änderungen der Programmierung, Tagesendsummenbons mit fortlaufender Nummer, Zählprotokolle, Kassenbuch, das TSE-Zertifikat und der DSFinV-K-Export.
Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO. Sie gilt auch für Programmierprotokolle und die Verfahrensdokumentation der Kasse.
Für Buchungsbelege ist die Frist des § 147 Abs. 3 AO seit 2025 auf acht Jahre verkürzt. Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung.
Nach § 146 Abs. 1 AO sind Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festzuhalten. Ein Nachtragen am Wochenende ist bereits ein formeller Mangel.
Die Verfahrensdokumentation ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern. Sie beschreibt, wie Belege entstehen, erfasst, verarbeitet und aufbewahrt werden, wer welche Rechte am System hat und wie Stornos und Trinkgelder behandelt werden. Ohne sie kann niemand nachvollziehen, ob die Aufzeichnungen vollständig sind — und genau das ist die Begründung, mit der später hinzugeschätzt wird.
Aus einer Nachschau wird schnell ein Verfahren
Erst der Übergang zur Außenprüfung, dann der geänderte Bescheid, am Ende der Vorwurf der Steuerverkürzung. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte mit einem Angebot für deinen Betrieb.
Deine Rechte während der Nachschau
Die Kassen-Nachschau ist ein Eingriff mit klaren Grenzen. Vier davon solltest du kennen, bevor jemand vor dir steht.
- Ausweis verlangen. Der Amtsträger muss sich nach § 146b Abs. 1 AO ausweisen, bevor er nicht öffentlich zugängliche Räume betritt oder Unterlagen fordert. Notiere Name, Amt und Uhrzeit.
- Umfang begrenzen. Gegenstand ist die Kassenführung. Fragen zu Lohnabrechnungen, Verträgen oder anderen Steuerarten gehören in eine Außenprüfung, nicht in die Nachschau.
- Steuerberater hinzuziehen. Du darfst einen Bevollmächtigten nach § 80 AO beiziehen. Ein Anspruch darauf, dass die Nachschau bis zu dessen Eintreffen ruht, besteht nicht — in der Praxis wird eine kurze Zeitspanne aber meist akzeptiert.
- Einspruch einlegen. Die Anordnung, die Nachschau zu dulden, ist ein Verwaltungsakt. Dagegen ist der Einspruch nach § 347 AO möglich, verbunden mit einem Antrag auf Aussetzung der Vollziehung nach § 361 AO.
Nicht zu deinen Rechten gehört die Verweigerung der Mitwirkung. Wer Unterlagen zurückhält, riskiert Zwangsgeld nach § 329 AO und bei Verletzung der Pflichten zum Datenzugriff ein Verzögerungsgeld nach § 146 Abs. 2c AO, das bei 2.500 Euro beginnt und bis 250.000 Euro reicht. Vor allem aber liefert Zurückhaltung die Begründung für eine Schätzung.
Der praktisch wichtigste Rat ist derselbe wie bei jeder Prüfung: Unterlagen vorlegen, sachliche Fragen beantworten, aber keine Bewertungen abgeben. Sätze wie „die Trinkgelder buchen wir schon immer so“ oder „das System kann das nicht“ landen im Vermerk und tragen später den Vorwurf der Leichtfertigkeit. Wie eine Kontrolle mit ganz anderem Vorzeichen abläuft, steht unter Lebensmittelkontrolle.
Der Übergang zur Außenprüfung: Der Moment, ab dem es ernst wird
§ 146b Abs. 3 AO enthält die eigentliche Schärfe der Vorschrift. Geben die Feststellungen dazu Anlass, kann der Amtsträger ohne vorherige Prüfungsanordnung zu einer Außenprüfung nach § 193 AO übergehen. Auf diesen Übergang ist schriftlich hinzuweisen.
Damit ändert sich alles auf einmal. Der Prüfungsumfang ist nicht mehr auf die Kasse beschränkt, die Mitwirkungspflichten richten sich nach § 200 AO, es folgen Prüfungsbericht und Schlussbesprechung, und die Festsetzungsfrist wird nach § 171 Abs. 4 AO gehemmt. Aus einem Besuch von zwei Stunden wird ein Verfahren über Monate.
Der Hinweis, den du dir geben lassen musst
Der schriftliche Hinweis nach § 146b Abs. 3 AO ist kein Formalismus, sondern der Anknüpfungspunkt für jeden späteren Rechtsbehelf. Lasse dir Datum, Uhrzeit und den genannten Anlass geben. Fehlt der Hinweis oder ist er inhaltlich leer, ist der Übergang angreifbar — und mit ihm alles, was auf ihm aufbaut.
Eine dritte Stufe kann folgen. Verdichtet sich der Verdacht einer Steuerverkürzung, ist ein Steuerstrafverfahren nach § 397 AO einzuleiten und dir bekanntzugeben. Ab diesem Zeitpunkt gilt die Selbstbelastungsfreiheit: Mitwirkung im Besteuerungsverfahren bleibt geschuldet, Angaben zur Schuldfrage nicht. Wie eine reguläre Prüfung abläuft, steht unter Betriebsprüfung im Betrieb.
Schätzung und Hinzuschätzung bei formellen Mängeln
Nach § 158 AO ist eine formell ordnungsmäßige Buchführung der Besteuerung zugrunde zu legen. Fällt diese Vermutung weg, greift § 162 AO: Das Finanzamt schätzt die Besteuerungsgrundlagen, soweit es sie nicht ermitteln oder berechnen kann. § 162 Abs. 2 AO erlaubt die Schätzung außerdem, wenn Mitwirkungspflichten verletzt werden.
Entscheidend ist die Schwelle. Nicht jeder Formfehler rechtfertigt eine Hinzuschätzung — der Mangel muss so gewichtig sein, dass die sachliche Richtigkeit der Aufzeichnungen erschüttert ist. Bei einem bargeldintensiven Betrieb ist diese Schwelle allerdings schnell erreicht.
Formelle Mängel mit Gewicht
Fehlende oder abgelaufene TSE, keine Verfahrensdokumentation, Lücken in der Nummernfolge der Tagesendsummenbons, nicht täglich geführte Kassenaufzeichnungen, fehlende Programmierprotokolle.
Wie geschätzt wird
Üblich sind Ausbeutekalkulation, Geldverkehrsrechnung, Zeitreihenvergleich und der Ansatz der amtlichen Richtsatzsammlung. Die Methode muss zum Betrieb passen und nachvollziehbar begründet sein.
Kein Strafzuschlag
Die Schätzung muss schlüssig, wirtschaftlich möglich und vernünftig sein. Ein Sicherheitszuschlag ist zulässig, darf aber keinen Strafcharakter haben. Genau hier liegt der Ansatzpunkt für den Einspruch.
Drei Steuerarten auf einmal
Eine Hinzuschätzung wirkt auf Umsatz-, Einkommen- oder Körperschaft- und Gewerbesteuer zugleich, dazu kommen Zinsen nach § 233a AO. Aus einer moderaten Zuschätzung wird so schnell ein fünfstelliger Betrag.
Gegen den geänderten Bescheid läuft die Einspruchsfrist von einem Monat nach § 355 AO. Sie ist die wichtigste Frist des gesamten Verfahrens, weil ein bestandskräftiger Schätzungsbescheid kaum noch zu korrigieren ist. Wie der Einspruch aufgebaut wird, steht unter Einspruch gegen den Steuerbescheid. Daneben droht bei Verstößen gegen § 146a AO eine Geldbuße wegen Steuergefährdung nach § 379 AO.
Was das für den Rechtsschutz deines Betriebs bedeutet
Die Kassen-Nachschau selbst ist kein Rechtsstreit. Was aus ihr folgt, sehr wohl — und die Folgen verteilen sich auf zwei verschiedene Bausteine. Einspruch nach § 347 AO, Aussetzung der Vollziehung und Klage vor dem Finanzgericht sind Steuerrecht und laufen über den Steuerrechtsschutz. Ein Steuerstrafverfahren nach § 397 AO oder ein Bußgeldverfahren wegen Steuergefährdung fällt unter den erweiterten Strafrechtsschutz.
Drei Punkte entscheiden, ob der Schutz im Ernstfall trägt:
- Steuerrechtsschutz vor Gericht. Manche Pakete decken nur das außergerichtliche Einspruchsverfahren. Erst die Deckung für das Finanzgericht macht den Baustein wertvoll.
- Straf-Rechtsschutz mit Ordnungswidrigkeiten. Der Vorwurf lautet oft leichtfertige Steuerverkürzung nach § 378 AO. Wird am Ende Vorsatz festgestellt, entfällt der Schutz rückwirkend.
- Wartezeit beachtet. Eine laufende Nachschau oder Prüfung ist nicht mehr versicherbar. Die Fristen je Baustein stehen unter Wartezeit im Firmenrechtsschutz.
Im Finanzgerichtsverfahren richten sich die Kosten nach dem Streitwert und damit nach GKG und RVG; anders als am Arbeitsgericht trägt die unterliegende Partei sie. Bei einer Hinzuschätzung im mittleren fünfstelligen Bereich summieren sich Anwalt, Gericht und Sachverständiger schnell. Die Rechenwege stehen unter Firmenrechtsschutz Kosten.
Welche Konflikte in bargeldintensiven Betrieben typischerweise auflaufen, ist gebündelt unter Rechtsschutz für die Gastronomie beschrieben. Wie Trinkgeld steuerlich und arbeitsrechtlich einzuordnen ist, steht unter Trinkgeld in der Gastronomie.
Häufige Fragen zur Kassennachschau
Was ist eine Kassennachschau?
Muss sich der Prüfer bei der Kassennachschau ausweisen?
Welche Unterlagen muss ich bei einer Kassennachschau sofort vorlegen?
Ist eine TSE für jedes Kassensystem Pflicht?
Darf das Finanzamt nach der Nachschau sofort prüfen?
Wann darf das Finanzamt hinzuschätzen?
Kann ich mich gegen eine Kassennachschau wehren?
Zahlt eine Rechtsschutzversicherung bei einer Kassennachschau?
Hinzuschätzungen entstehen fast nie aus fehlendem Geld, sondern aus fehlenden Unterlagen. Wer Verfahrensdokumentation und Programmierprotokolle griffbereit hat, nimmt der Nachschau ihren gefährlichsten Teil.
Ein Schätzungsbescheid wartet nicht auf gute Argumente
Ob dein Betrieb bei Einspruch, Finanzgerichtsverfahren und Steuerstrafvorwurf abgesichert ist, hängt an den Bausteinen Steuer- und Strafrechtsschutz. Beantworte kurz ein paar Fragen, dann meldet sich ein Experte.